Arquivo

É evidente a necessidade de arquivar os documentos que à empresa chegam diariamente. Por conseguinte há necessidade de criar um espaço para recolher e guardar documentos da empresa/instituição, com o objectivo de os conservar e assegurar respostas a todos os pedidos de consulta, provenientes dos diversos sectores.

Tipos de Documentos

Documentos de ligação - cartas, notas, impressos diversos, ...

Documentos de posição - fichas e registos diversos - documentação diversa, tais como: livros, jornais, catálogos, ...

Documentos desactualizados - documentos com intresse histórico ou técnico este arquivo é definitivo, ...

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Tipos de arquivos

Quanto à organização

Arquivo centralizado- é utilizado com mais frequência nas pequenas e médias empresas.O arquivo é comum a todos os serviços e encontra-se num único sector.

Arquivo descentralizado- é utilizado nas grandes empresas. Cada sector de trabalho tem um arquivo próprio.

Quanto à frequência de consulta

Arquivo activo- é constituido por documentos relativos a assuntos em curso e de que se prevê a necessidade de consultas frequentes.

Arquivo semiactivo- é formado por documentos de consulta periódica.

Arquivo inactivo- contem toda a documentação que por razões de ordem legal, jurídica ou histórica tem de ser conservada

Condições inerentes ao local de instalação de um arquivo

Espaço amplo, bem iluminado, sem humidade; acesso limitado por razões de segurança

Tarefas do arquivista

* Registar os documentos;

* Classificá-las e ordená-las segundo o(s) critério(s) previamente definido(s);

* Sinalizar com toda a gama de materiais;

* Mantê-los em locais, condições de segurança e acessibilidade adequados;

* Actualizar o arquivo, libertando-o de elementos ultrapassados ou desnecessários.

Importância da Classificação

* Encontrar com facilidade e rapidez todos os documentos de que se tem necessidade e de igual forma ter capacidade de os arquivar de maneira eficaz;

* Conservar os documentos em segurança, sem risco de deterioração.

Sistemas de Classificação

Classificar significa um conjunto de regras para definir as classes, subclasses, grupos subgrupos,...entre os quais serão repartidos os documentos ou objectos.

Principais

* Alfabética

* Numérica

* Ideológica

Derivados

* Alfanumérica

* Cronológica

* Geográfica

* Decimal

* ...

Classificação alfabética

* A mais conhecida

* A mais simples

* Diconários

* Lista telefónica

* Extensível

* Palavra-chave (1º substantivo próprio da rúbrica 

Exemplos

 * Rubricas com nomes de pessoas:

Farmácia Magalhães=Magalhães ( farmácia )

Rubricas com nomes geográficos:

Siderurgia do porto e aveiro=Porto e Aveiro (siderurgia)

* Rubricas contendo um nome publicitário:

Sal de mesa vatel=Vatel (Sal de Mesa)

* Rubricas de iniciais (TAP,RN,CP,ONU,INATEL,...)

classificam-se na 1º letra do conjunto de iniciais

* Rubricas com palavras-chave iguais,classificam-se de acordo com a palavra seguinte:

Sindicato dos empregados de escritório

Sindicato dos porteiros

Classificação numérica

* Pela ordem dos números

* Não tem limites

* Não podem intercalar-se novos elementos

* Documentos (notas de encomenda,facturas,...)

Classificação ideológica

* Por assuntos

* Adaptação às necessidades de empresa (forma dos objectos,funções,...)

* Exige pessoal especializado

* Utilizada em bibliotecas, discotecas, clubes de vídeo, farmácias...

Classificação alfanumérica

* De consulta demorada

* É necessário criar um índice alfabético

* Utilizada em matrículas de automóveis

Classificação cronológica

* Em função da data de emissão ou de recepção (ano-mês-dia hora)

* A aplicação mais usual é no arquivo da correspondência

Classificação geográfica

* Por região (distrito, concelho, cidade,...)

* Divisão do país em zonas (norte, centro, sul)

* Em empresas com filiais ou clientes em diferentes zonas geográficas

MICROFILMAGEM

Vantagens

* Redução do espaço ocupado (economia de espaço superior a 90%)

* Uniformidade dimensional dos arquivos, independentemente dos formatos originais

* Reprodução e distribuição a baixo custo

* Preservar os originais do extravio ou determinação

* Mecanizar a procura dos decomentos o que resultará numa maior rapidez de consulta

É aplicado no registo de correspondência, registo de letras e cheques, ficheiros de clientes e manuais técnicos

 

Serviços onde é utilizada com maior frequência

* Bancos

* Bibliotecas

* Polícia

* Companhias de seguros

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